Projektmanagement zur Einführung von UCC

Stolz und Laufenberg unterstützt Unternehmen schon bei der strategischen Entscheidung zur Einführung von UCC (Unified Communication and Collaboration).

Unter Berücksichtigung aller Grundbausteine und den notwendigen Rahmenbedingungen, erstellen wir gemeinsam mit unseren Auftraggebern einen exakt auf das Unternehmen ausgerichteten „UCC Footprint“.

Dies leisten wir durch den Einsatz von Senior Projektmanagern, UCC-Architekten, Beratern, Technikern und der Bereitstellung eines PM-Office inklusiv aller notwendigen Projektassistenzen. Zu UCC Infrastrukturen gehören dabei aus technischer Sicht die Informations- und Kommunikationsinfrastrukturen unserer Kunden, bestehend aus

  • den physikalischen Bestandteilen passiver und aktiver Netzwerke,
  • der IT-Produktion auf Basis von physischen und/oder virtuellen Serverlandschaften und Datenbanksystemen,
  • der Sicherheitsinstanzen im Netz (Firewall, DMZ, VPN-Gateways, SBC etc.)
  • den echtzeitfähigen Diensten im Netzwerk
  • den Kommunikationslösungen (TK-System, Contact Center, Handelstelefoniesysteme, Groupware Plattform, Videokonferenzlösung, Webcollaborationssysteme etc.)

Für die Umsetzung und vor allem für den Betrieb einer UCC Infrastruktur unterstützen wir Unternehmen beim Aufbau der notwendigen Betriebsprozesse. Der Technologiewechsel von klassischen TK-Systemen zu modernen IP-Telefonie (VoIP) oder UCC Systemen erfordert in nahezu allen Projekten auch eine Anpassung im Bereich des Betriebs und der Services.

Auf Seiten der Anwenderinnen und Anwender der Unternehmen führen Veränderungen an den Basisdiensten häufig zu Problemen und Hemmschwellen. Diese beseitigen wir durch intensive Kommunikation und Veränderungsprozesse, welche wir auf Basis unserer gesammelten Erfahrung aus vielen Projekten erarbeiten konnten.

Wir unterstützen Unternehmen auch bei der Weiterentwicklung von UCC im Nachgang zu abgeschlossenen Investitionsprojekten. In den UCC Grundbausteinen Präsenz- und Kontextintegration sowie Kooperationsfunktion erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden weitere Ziele, ob innerhalb der Kommunikationsprozesse des Unternehmens oder bei der Kooperation mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

Ziel:
Ihr firmeneigener UCC-Footprint

Der „UCC Footprint“ als Grundlage einer strategischen Entscheidung und Zielsetzung unseres Kunden!
Die Zusammenfassung der ermittelten Informationen erfolgt anhand eines dedizierten „UCC Footprint“ unseres Kundenunternehmens mit den folgenden Bestandteilen:

  • Erstellung von Projektsteckbriefen
  • Beschreibung der wesentliche Ziele und Beteiligten
  • Grobdarstellung von Ressourcen und Kosten
  • Zeitstrahl zum Projekt bzw. zu den Teilprojekten
  • Erstellung eines Projektantrags (bei Bedarf)

Der „kundenspezifische UCC Footprint“ ist zielgerecht gesetzt.

Der „UCC Footprint“ dient als Grundlage einer strategischen Entscheidung und Zielsetzung unseres Kunden!

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Grundbaustein: Medienintegration

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Der Grundbaustein Medienintegration steht in erster Linie für die Zusammenführung von technischen Kommunikationsmedien in ein einheitliches (unified) System. Häufig ist das zunächst die Einführung eines VoIP-Systems und Etablierung von Diensten wie Präsenz, Chat, Videotelefonie, Desktop-Sharing und Web-Collaboration (communication and collaboration). Die Integration der Mobiltelefonie in die unternehmensinterne Kommunikationsplattform gehört ebenso zu diesem Grundbaustein wie die Einbindung der Groupware Infrastruktur.

Grundbaustein: Präsenzinformation

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Der wesentliche Inhalt des Grundbausteins Präsenzinformation ist die Einführung und Etablierung des Präsenzdienstes im Unternehmen. Für den Grundgedanken von UCC, der Vereinheitlichung aller Kommunikationskanäle in eine Oberfläche sowie die Steuerung der Erreichbarkeit der Mitarbeiter, ist der Präsenzdienst ein grundlegender Bestandteil. Neben der technischen Implementierung des Services, sowohl innerhalb der UCC Lösung als auch innerhalb anderer Softwarelösungen am Arbeitsplatz (bspw. der Groupware Lösung zur Kalendersynchronisierung), ist vor allem die Umsetzung von Compliance-Anforderungen zu beachten. Die Definition von Kommunikationsregeln, der Umgang mit erhobenen Daten sowie die Verbindlichkeit von technischen Informationen sind zwingend zu regeln. Wir begleiten Unternehmen bei diesem Prozess und helfen dabei, eine für die Belegschaft akzeptable Vereinbarung zu erarbeiten.

Grundbaustein: Kontextintegration

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Die Umsetzung einer UCC Lösung ermöglicht den Unternehmen, die Kommunikationsdienste auch in Business-Applikationen zu integrieren. Das Ziel der Integration ist die Optimierung von Arbeitsabläufen, welche einen hohen Anteil an (Tele-)Kommunikationsaufgaben beinhalten. Wir sprechen dabei von Top-Kommunikations-Workflows, welche in der Regel von einer Vielzahl von Mitarbeitern bedient werden bzw. sehr häufig durchlaufen werden. Sind diese Top-Kommunikations-Workflows ermittelt, stehen auch die beteiligten Systeme sowie Datenquellen und Datensenken fest und es erfolgt die Integration von Kommunikationsfunktionen in den Systemen. Häufig handelt es sich hierbei um CRM, ERP oder CAFM Systeme sowie branchenspezifische Software-Lösungen.

Grundbaustein: Kooperationsfunktion

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Im Grundbaustein Kooperationsfunktion erfolgt die Planung von unternehmensinternen bzw. externen Kommunikationsprozessen. Innerhalb eines Unternehmens können bewusst Barrieren für Kommunikationsprozesse aufgebaut sein, um aus reglementarischen oder sonstigen organisatorischen Gründen die direkte multimediale Zusammenarbeit zu begrenzen. In diesen Fällen werden Kooperationslevel definiert und die Regelungen in der unternehmenseigenen Kommunikationskultur festgeschrieben. Darüber hinaus werden in diesem Grundbaustein Kooperationsfunktionen mit externen Firmen (= Federation) geplant, definiert und umgesetzt. Insbesondere die Festlegung von Sicherheitsanforderungen und die Umsetzung der technischen Maßnahmen zur Federation erfordern dedizierte Planungs- und Konzeptionstätigkeiten.

Rahmenthema: Sicherheit

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Unterstützung bei der Einführung eines IS-Management-Systems
Beratung und Einführung ISO 27.000
Beratung und Konzeption

  • der technischen Security
  • des passiven und aktiven Netzwerks
  • der aktiven Netzkomponenten, wie Switches, Router, Firewalls, VPN-Gateways, SBC von Sicherheitsdiensten auf dem Netzwerk, wie Verschlüsselung, Zonierung und Port-Security

Rahmenthema: Infrastruktur

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Unterstützung bei der Optimierung von WAN-Infrastrukturen
Beratung und Konzeption

  • des passiven Netzwerks, bspw. hinsichtlich Strukturierter Verkabelung
  • der aktiven Netzkomponenten, wie Switches, Router, Firewalls, VPN-Gateways, SBC

Prüfung und Planung von Optimierungspotentialen der Netzwerkkapazität, insbesondere im Hinblick auf Echtzeitdiensten im Netzwerk (VoIP, Video, Webkonferenzen)
Planung eines Rechenzentrums bzw. dessen Erweiterung für neue Dienste oder geänderte Anforderungen
Benchmarking der laufenden Provider Verträge und Unterstützung bei Optimierungen

Rahmenthema: Anwendungsvereinheitlichung

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Analyse von Basissoftware, Betriebssystem, Groupware hinsichtlich Zukunftssicherheit, Vereinheitlichung und Kosteneffizienz
Beratung und Konzeption von Mobile Lösungen im Umfeld der Anwendungsumgebung unserer Kunden
Prüfung der Verlagerung von SW-Applikationen auf mobile Lösungen
Strategie bzgl. fachspezifischer Software

Rahmenthema: Prozessanpassung

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Begleitung bei der Anpassung fachlicher Prozesse aufgrund der Einführung bzw. Weiterentwicklung von UCC Diensten
Unterstützung bei der Etablierung betrieblicher Prozesse, um den Betrieb der UCC Infrastruktur und die fachlichen Services reibungslos zu gestalten (bspw. ITIL)
Beratung und Planung von Anpassungen an technische Prozesse
Beratung und Unterstützung bei der Einführung von ISO 20.000

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